こんにちは。
ビジネスマガジン管理人のマーメイです。
この春から就職や転職など
新たな環境でビジネスをスタートする方も多いでしょう。
この記事では、
知っていると得する
ビジネス豆知識・PC編をご紹介します。
ひとつひとつは小さな動作ですが、
ちりも積もれば山です。
結果的に大幅な時短につながり、
周りから「仕事が早い人」と認識されれば、
ライバルとの差別化につながるかもしれません。
＜WordやExcelなどで便利なショートカットキー＞
ショートカットキーはたくさん存在するのですが、
その中でもよく使う代表的なものをご紹介します。
Ctrl+A
文章をすべて選択します。
全体のフォント変更や文字サイズの変更に役立ちます。
Ctrl+S
上書き保存を行います。
作業中でもこまめに押す癖をつけると
急なトラブルでも文章が保存されて残るようになります。
Ctrl+Z
ひとつ前の動作に戻ります。
何かのキーを押してしまい大切な文章が消えてしまった
などの時に便利です。
Ctrl+C
コピーを行います。CはCopyの頭文字です。
Ctrl+V
貼り付けを行います。
もちろんこれ以外のショートカットキーも
たくさんありますから、
自分がよく使う操作に
ショートカットキーがあるか調べてみてくださいね。
＜ファイルやフォルダの整理術＞
そもそもフォルダとファイルの違いは？
知らない人向けに説明します。
ファイルとはデータそのもののこと、
フォルダとは、ファイルを収容する入れ物のことです。
デスクトップ上に
フォルダやファイルが放置されている…。
そんな状態になっていませんか？
いざという時に資料が見つからない、
せっかく作成した資料の保管場所がわからなくなった
などを防ぐため、
日ごろからファイルやフォルダの整理を
こまめにしましょう。
１．フォルダ整理の基本
用件ごとにフォルダを分けること。
そしてフォルダ階層を
深くし過ぎないことがポイントです。
最大でも3階層に留めましょう。
第1階層：年度別など
第2階層：プロジェクト名、顧客名、案件名など
第3階層：ファイル種別など
２．ファイル整理の基本
ファイル名を付けるときに
ルールを設けておくと、
どれが最新なのかが即時に判断できます。
基本は西暦の下２桁日付４桁の数字を
ファイル名の先頭に入れ、
統一することで、
ファイルが時系列に並び、
どれが最新版なのか、
誰が見てもわかるようになります。
よく混乱するパターンとして、
ファイル名に、最終版や決定版などの
表記を付けることが挙げられます。
最終版や決定版が
納品ファイルとは限りません。
最終版や決定版という表記は避けましょう。
会社内では自分以外の誰が見てもわかる
ファイル名にすることが鉄則です。
ちなみに
新しくフォルダを作成するショートカットキーは
Ctrl ＋ Shift ＋ N
新しくファイルを作成するときは
Ctrl ＋ N
このショートカットキーも便利ですから
ぜひ覚えておきましょう。
今回はビジネスの豆知識PC編として、
基本的なショートカットキーと
フォルダ・ファイルの整理術をお伝えしました。
小さなことですが、
覚えておくときっと役に立つスキルです。
仕事に生かして仕事効率をアップしてきましょう。
